Redogörelse från RegionMötet (RM) i LONDON 5 – 8 OKTOBER 2023

80 entusiastiska deltagare från regionerna MEMA och VEMA, varav 25 från SWEA London,  slöt upp till ett gemensamt, sammanslaget RM.

MEMAs avdelningar: Belgien – Luxemburg – Berlin – Frankfurt – Köln/Bonn – Rom – Milano – Rimini – Israel (deltog ej) – Örestad – Malmö – Rivieran – Paris

VEMAs avdelningar: Algarve – Lissabon – Barcelona – Costa Blanca – Mallorca – Marbella – Holland – Irland – London – Oslo – Göteborg

RM inleddes med ett välkomstmingel den 5 oktober med en buffé på en libanesisk restaurang i en mycket avslappnad atmosfär och med mycket hög ljudnivå – som vanligt, när många Sweor träffas – med många välkända ansikten och ännu mer nya ansikten att bekanta sig med!

Vi var två deltagare från Paris, Marja i egenskap av avdelningsordförande (AO), och Cécile, en av de 3 coacherna under lördagsförmiddagens arbetspass med Google Workspace.

Den 6 och 7 oktober var obligatoriska arbetsdagar för alla AO.

Det första arbetsmötet startade med en hälsning från Internationella Ordförande Catarina Hansson, välkomnande av Pia Lassmann Menniti, MEMAs regionordförande, samt VEMAs regionordförande Agnetha Hesselius, som dock inte kunde närvara fysiskt .

Därefter Workshop och utbildning om LEDARSKAP, med diskussioner om och tips för effektivt styrelsearbete:

• Påminnelse om att olika Styrdokument med bl.a. ”AO-paket”, ”sekreterar-paket” ”kassörs-paket” osv finns på hemsidan, så alla i styrelsen kan se riktlinjerna för vad som förväntas av dem, vilka arbetsuppgifter var och en innehar Viktigt att veta varför man är med i styrelsen.
• Stadgarna! ALLA i styrelsen bör ha läst igenom dem och känna till de viktigaste punkterna. Återigen insisterar man på att det är viktigt att känna till dem då rent ekonomiska konsekvenser kan följa om inte vissa regler respekteras.
• Alla intäkter och utgifter måste kunna spåras via bank, inga svarta kassor tillåts. Påminnelse om att ”inga pengar får gå tillbaka till Sweorna”.
• Utvärdera era olika tillställningar och event! Inte bara ekonomiskt, utan försök redogöra för vad som uppskattades av deltagarna eller vad som inte fungerade. Hur många kom? Vem kom? Är det ”alltid samma som kommer” eller beror deltagandet på temat, tiden, platsen, priset, annat?
• Acceptera att man inte kan vara specialist på allt – delegera!
• Finns det regler för sponsorskap? Nej, det är alltför olika lokala regler i olika länder.
• Glöm inte att ha roligt! Vi är alla frivilliga, vilket vi måste ta hänsyn till. Ibland kan pressen från SWEA International kännas lite för stor med en del ”måsten”, men vi får inte tveka att säga till om det känns så.

Workshop på temat ”GE OCH FÅ KRITIK”

Till skillnad från att ge beröm kan det vara svårt att ge kritik,  som kan utlösa försvarsmekanismer. Framförs kritiken på fel sätt kan den förvärra en situation och sänka personens självförtroende. Man måste kunna motivera sina synpunkter. Ge feedback (kritik) enbart till den person det gäller och ej inför större publik. Tänl på att ingen vill ta emot personlig kritik inför publik.

Ge personen tid att ställa frågor för att kunna förbättra sig.

Tänk på att den bästa feedbacken är inriktad på samarbete och inte styrande.

Vänta med att ta upp din kritik tills du själv kanske har lugnat ner dig, kanske är det bara du själv som tycker att något är värt att kritiseras!

Att få kritik kan vara jobbigt, så försök säga det på ett så snällt sätt som möjligt. Kritik som kan vara känslig ska alltid framföras muntligen. Tala bara för dig själv och undvik orden alla, man, alltid och aldrig.

”Jag”-uttalanden är ett sätt att uttrycka dina tankar och  åsikt, från ditt eget perspektiv, snarare än objektiva fakta. ”Jag”-uttalanden börjar med:  ”Jag ser /uppfattar /tycker /känner /tror” i stället för ”Du sa…. eller ”Du gjorde…”  eller ” ”Du slarvar ALLTID med det här!” eller ”Du pratar hela tiden och tar alldeles för stor plats i gruppen”

Ge positiv feedback på beteenden du vill se mer av, det fungerar mycket bättre än negativ återkoppling som kritik och straff. Att ofta få positiv feedback på saker man gör skapar en känsla av samhörighet och tillit.  Det bidrar till ökat engagemang.

Lära sig att ta emot kritik.

Att ofta få positiv feedback på saker man gör skapar en känsla av samhörighet och tillit, (så glöm inte att vara generös med beröm).  Hitta guldkornen !

Leta efter utvecklingspotential i ditt agerande.

Du kan alltid lära dig något nytt genom att ta del av andras tankar och synpunkter.

Ibland behöver man hålla tillbaka impulsen att förklara och försvara sitt agerande.

Våra hjärnor är programmerade att känna sig hotade av kritik, men ett samtal vinner på att man inte går i svaromål.

Tveka inte att ställa frågor om du tycker kritiken inte är befogad eller om något inte känns klart eller rätt.

Lördagsförmiddagen ägnades åt GOOGLE WORKSPACE

”Google Workspace-coacher” var:

Cecilia/Cisse Camredon – webbansvarig London och IT-koordinator för VEMA,

Eva Granat – webbansvarig Irland och IT-koordinator för MEMA,

Cécile Tailbot – webbansvarig Paris och IT-koordinator ASOC

Förmiddagen ägnades åt praktiska övningar inom Google Workspace. Vi ”guidades runt” i Google Workspace av de tre coacherna, fick åter lyssna till vikten av att alla inom styrelsen använder samma arbetsredskap=Google Workspace, så att alla viktiga dokument, som skall sparas till efterkommande styrelser, samlas på ett och samma ställe på Google Drive, och inte sprids ut eller försvinner på olika privata datorer. Viktigt därför också att styrelsemedlemmar använder sina Google funktionsmejladresser.

 Kunskapsnivån och det rent praktiska arbetet är mycket varierande inom de olika avdelningarna.  Några enstaka AO hade knappt kommit igång med att använda GW överhuvudtaget, i andra avdelningar kunde vi konstatera att där fungerade det redan helt perfekt och på närmast professionell nivå. I en del avdelningar finns alltjämt behov av att få en grundlig step-to-step-utbildning, då även nivån hos de olika styrelsemedlemmarna kan vara mycket varierande.

Eva Granat, MEMAs IT-koordinator är villig att  ställa upp och ha en kurs om Google Workspace för SWEA Paris styrelse, med en steg-för-steg-undervisning för de styrelsemedlemmar som ännu inte känner till eller känner sig obekväma med detta nya arbetsredskap. Eva kontaktas om ett lämpligt datum i november.

LÖRDAG EFTERMIDDAG – MED SAMTLIGA MEMA- och VEMA-deltagare

Vi bjöds på en halvdagskonferens med ett intressant inledningsanförande av  Sveriges ambassadör i Storbritannien, Stefan Gullgren.

MEMAs regionordförande Pia Lassmann Menniti  redovisade därefter om SWEAs donationsprojekt Ukrainaoch hur det praktiskt har kommit igång i Sverige. Vi fick även se två kortare filmsnuttar med Ukrainskor, som på imponerande god svenska berättade om hur de tack vare all hjälp funnit sig väl tillrätta i det svenska samhället.

Dags därefter för Alice Petrén, tidigare utrikeskorrespondent på SR som höll föredrag för Paris-Sweorna i våras, att nu berätta även för RM-deltagarna  om läget i Sverige, bl.a. om den utbredande gängkriminaliteten och andra större  samhällsproblem. Hennes föredrag uppskattades av  många men blev även orsak till debatt, då meningarna var delade om viss statistik om kriminalitetens ökning men samtidigt hur våldet minskat i Sverige. Många andra aktuella samhällsämnen dryftades och blev också underlag för diskussion. Intressant framträdande och intressanta debatter!

Dagen avslutades med att en London-Swea, Camilla Coats-Carr, född 1939, berättade om sitt långa och händelserika liv med bl.a. många anekdoter om sin barndoms krigsår i England. Mycket uppskattat då Camilla samtidigt berättade allt med mycket humor och med glimten i ögat.

Afternoon Tea kom som en välkommen paus mitt i allt, med förutom gott te, goda nybakade scones med marmelad, med de typiska små delikata sandwicharna och dessutom små frestande bakverk med välkända Londonsymboler (underground, doubledeckers, brittiska flaggan…) Kan Inte motstå frestelsen att bifoga en bild på detta, förutom förstås moment från de olika arbetsmötena! (Mister Bean lyckades också smyga sig in som flitig arbetsmyra på våra workshops, hur han nu lyckades med det konststycket…. )

Lördagen avslutades med en festmiddag ordnad i Londons Svenska Kyrkas lokaler.

RM präglades av fina arrangemang,  smidigt och välorganiserat av London-Sweorna tillsammans med både MEMAs och VEMAs regionsordföranden samt med medverkan av Barcelona-Swean Lotta Rigby Fors. Jag ger personligen högsta betyg för hela detta London-RM!

För andra än AO, som var upptagna på sina arbetsmöten, fanns dessutom möjligheter att följa med på  guidade besök på bl.a. Westminster Abbey, Royal Albert Hall, Kensington Palace, Victoria & Albert Museum. Men det är lätt att ta sig till London med Eurostar, bara två timmr från Gare du Nord till Pancras International Station mitt i centrala London, så why not? – ett återbesök är hur lätt som  helst för att besöka – eller återbesöka – alla spännande ställen i London.

För Sweor som fortfarande var kvar i London på söndagkvällen gavs chansen att uppleva den mycket omtalade ABBA Voyage Digital Show! Enligt de som var med lär den ha varit fantastisk, med många Dancing Queens som släppte loss rejält efter fyra dagars SWEA-träffar!

Marja Souquière

AO SWEA Paris

Oktober 2023